KEDUDUKAN HUMAS DI DALAM ORGANISASI

Pendahuluan

     Organisasi merupakan sebuah kesatuan yang utuh dan kompleks. Didalamnya terdapat berbagai elemen yang saling berkaitan. Antara elemen memerlukan interaksi agar organisasi sebagai sistem dapat mencapai tujuannya. Humas adalah salah satu aspek dari elemen organisasi untuk ikut serta membantu mengelola interaksi organisasi dengan komponen-komponennya.

Public Relations merupakan pemikiran yang dipraktekkan secara konsepsional oleh Bapak Public Relations yaitu Ivy Lee ( Penemu Public Relations Modern) dan mengembangkannya menjadi objek studi ilmiah oleh para cendikiawan. Deklarasi asas para karyawan, keterbukaan sebuah organisasi dan terjalinnya komunikasi dua arah menjadi lahirnya fungsi dari Public Relations.

 

Public Relations timbul karena adanya ketergantungan antar individu, individu dan kelompok, maupun antar kelompok dengan masyarakat. Kualitas informasi dan keintensifan komunikasi yang terjadi membuat hubungan dalam sebuah Publik menjadi sesuatu yang sangat penting demi kelangsungan individu, kelompok maupun masyarakat.  Hubungan yang sehat terjadi bilamana terdapat kepercayaan dari publik-publik atas keterbukaan dan kejujuran sebuah kelompok, organisasi maupun masyarakat.

 

Pengertian  Hubungan masyarakat ( Public Relations )

     Seiring dengan pesatnya pembangunan dalam berbagai bidang dan memasuki era globalisasi, maka makin terasa pula kebutuhan peran seorang Public Relations dalam menunjang efektifitas sebuah organisasi. Misalnya dalam bidang industri, perusahaan, pendidikan, pemerintahan, kerohanian, sosial, ekonomi, politik, perburuhan dan lain sebagainya.

Public Relations menyangkut kepentingan setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial maupun yang non komersial. Apa yang biasa di sebut sebagai Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan publik ataupun siapa saja yang menjalin kontak dengannya.

Public Relations (PR) menurut Frank Jefkins  adalah suatu bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. PR menggunakan metode manajemen berdasarkan tujuan (management by objectives). Dalam mengejar suatu tujuan, semua hasil atau tingkat kemajuan yang telah dicapai harus bisa diukur secara jelas, mengingat PR merupakan kegiatan yang nyata. Kenyataan ini dengan jelas menyangkal anggapan keliru yang mengatakan bahwa PR merupakan kegiatan yang abstrak. Sedangkan British Institute Public Relations mendefinisikan PR adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.

Selanjutnya IPR mendefinisikan praktek Public Relations sebagai disiplin dan serangkaian usaha untuk menjaga reputasi dengan tujuan memperoleh pengertian atau pemahaman dan dukungan, serta mempengaruhi opini dan prilaku.

 

Tujuan Hubungan Masyarakat ( Public Relations)                                                                                  Mengenai tujuan Public Relations dan berkaitan dengan definisi-definisi yang telah diuraikan, sudah menunjukan tujuan dari Public Relations itu sendiri. Menurut Grisworld tujuan PR adalah untuk meningkatkan kegairahan kerja para bawahan atau para karyawan dan bagaimana membangun hubungan yang harmonis antara pimpinan dan bawahan yang menekankan pada internal publik. Tujuan sentral PR yang akan dicapai adalah tujuan organisasi, sebab PR dibentuk atau digiatkan guna menunjang manajemen yang berupaya mencapai tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuannya seorang Public Relations harus mengembangkan goodwill dan memperoleh opini publik favorable  atau menciptakan kerja sama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan berbagai publik. Kegiatan Public Relations harus dikerahkan ke dalam (internal Public Relations) maupun keluar perusahaan (eksternal Public Relations).

 

Konsep Fungsi Hubungan Masyarakat ( Public Relations )

     Dalam konsepnya, seorang Kepala Public Relations harus mencantumkan dengan jelas fungsi Public Relations yang digarapnya itu, sebab fungsi itulah yang harus dijabarkan dalam operasionalisasinya. Dan telah ditegaskan pula oleh Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, MA dalam bukunya yang berjudul Hubungan masyarakat suatu studi komunikologis  bahwa fungsi Humas atauPublic Relations adalah :

a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.

b. Membina hubungan harmonis antara organisasi denganm publik internal dan publik eksternal

c. Menciptakan kombinasi 2 arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi

d. Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.

Dari keempat butir diatas jelas bahwa pelaksanaan fungsi Humas atau Public Relations dilaksanakan dengan kegiatan komunikasi. Jenis komunikasi yang mana yang dilaksanakan, sudah tentu bergantung kepada pesan yang akan disampaikan atau disebarkan, dan tujuan yang akan dicapai. 

Konsep-konsep yang telah dikemukakan sebelumnya mencoba menggambarkan keanekaragaman pengertian tentang public relations. Untuk lebih memperjelas apa yang dikerjakan humas atau bagian humas dalam organisasi, fungsi-fungsi humas yang tercantum dalam booklet PRSA (Public Relations Society of America) dapat memberikan gambaran yang lebih khusus. Fungsi-fungsi tersebut antara lain :

·  Programming. Fungsi ini antara lain mencakup analisis masalah dan peluang, menentukan goals dan publik (kelompok orang yang dukungan dan pemahamannya diperlukan organisasi) serta merekomendasi dan merencanakan kegiatan, dan termasuk didalamnya pembuatan anggaran, penjadwalan, pembagian dan pendelegasian tugas.

·  Relationship. Seorang praktisi public relations yang berhasil harus mengembangkan keterampilan dalam mengumpulkan informasi dari manajemen, sejawat dalam organisasi dan dari sumber-sumber di luar organisasi. Untuk itulah banyak kegiatan humas mensyaratkan para praktisi untuk selalu bekerja sama dan menjalin hubungan terutama dengan bagian-bagian lain dalam organisasi seperti kepegawaian, hukum dan pemasaran serta yang lainnya. Disamping itu, menjaga hubungan dengan pihak luar organisasi juga sangat penting.

·  Writing and Editing. Sejalan dengan sasaran kegiatan humas, yakni mencapai publik yang amat besar, alat penting yang dapat digunakannya adalah melalui barang-barang cetakan. Banyak ragam barang cetakan yang digunakan dalam kegiatan humas seperti, laporan tahunan, booklets, media releases, newsletter, dan lain-lainnya. Tulisan yang jelas dan masuk akal sangat penting artinya bagi ke-efektifan kerja praktisi humas. Sebagian besar pekerjaan humas berkaitan dengan penulisan dan penyuntingan.

·   Information. Membangun sistem informasi yang baik merupakan salah satu cara menyebarkan informasi secara efektif. Hal ini berkaitan dengan usaha pengenalan cara kerja berbagai media atau saluran komunikasi yang ada, termasuk didalamnya, surat kabar, media elektronik radio dan televisi, serta multi media. Ini akan sangat membantu pekerjaan praktisi humas, terutama dalam menyebarkan berbagai informasi kepada publik.

·   Pruduction. Fungsi ini berkaitan dengan kegiatan produksi media komunikasi yang digunakan dalam menyebarkan pesan-pesan yang dirancang oleh praktisi humas. Untuk itu, praktisi humas harus memiliki pengetahuan tentang tata letak, tipografi, fotografi dan hal-hal lain yang berkaitan dengan produksi media komunikasi yang digunakan dalam kegiatan humas.

·  Special Event. Konferensi pers, pameran, ulang tahun perusahaan, pemberian penghargaan, kunjungan perusahaan dan sebagainya merupakan kegiatan-kegiatan yang harus ditangani oleh praktisi humas. Kegiatan seperti ini biasanya diarahkan untuk dapat menarik perhatian dan memperoleh pengakuan dari publik terhadap keberadaan perusahaan. Aspek-aspek yang perlu mendapat perhatian biasanya berkaitan dengan protokoler, perencanaan dan koordinasi, detail-detail jadual dengan kegiatan-kegiatannya, serta persiapan publikasi penunjangnya seperti bokklets, publisitas dan juga laporannya.

·   Speaking. Keterampilan penting yang juga harus dimiliki oleh seorang praktisi public relations adalah keterampilan berbicara, baik untuk tatap muka individual maupun untuk tatap muka kelompok (public speaking). Menulis pidato adalah bagian dari tugas humas.

·   Research and Evaluation. Aktivitas penting yang dilakukan seorang praktisi humas adalah pengumpulan fakta. Banyak cara dapat dilakukan untuk itu. Bisa dilakukan secara formal maupun informal. Dapat menggunakan berbagai teknik. Penelitian biasanya digunakan baik pada awal maupun pada akhir sebuah program kehumasan. Pengevaluasian kegiatan humas juga sekarang mulai memperoleh perhatian yang semakin besar.

Dari pemaparan tentang konsep fungsi Public Relations diatas maka dapat disimpulkan bahwa ciri khas proses dan fungsi Public Relations adalah sebagai berikut :

a. Menunjukan kegiatan tertentu (action)

b. Kegiatan yang jelas (activities)

c. Adanya perbedaan khas dengan kegiatan lain (different)

d. Terdapat suatu kepentingan tertentu (important)

e. Adanya kepentingan bersama (common interst)

 

Kedudukan Public Relations dalam Organisasi

     Bahwa kedudukan humas/PR adalah menilai sikap masyarkat (public) agar tercipta keserasian antara masyarkat dan kebijaksanaan organisasi/instansi. Karena mulai dari aktivitas, program Humas, tujuan (goal) dan hingga sasaran (target) yang hendak dicapai oleh organisasi/instansi tersebut tidak terlpas dari dukungan, serta kepercayaan citra positif dari pihak publiknya. Dalam menjalankan fungsinya seorang PR/Humas, sebagai pejabat humas dituntut untuk memiliki empat kemampuan, yaitu:

a. Memiliki kemampuan mengamati dan menganalisis suatu persoalan berdasarkan fkata di lapangan, perencanaan kerja komunikasi dan mampu mengevaluasi suatu problematic yang dihadapinya.

b. Kemampuan untuk menarik perhatian, melalui berbagai kegiatan publikasi yang kreatif, inovatif, dinamis dan menarik bagi publiknya sebagai target sasarannya.

c. Kemampuan untuk mempengaruhi pendapat umum, merekayasa pandangan atau opini public (crystallizing public opinion) yang searah dengan kebijakan organisasi instansi yang diwakilinya itu dalam posisi yang saling mnguntungkan.

d. Kemampuan PR/Humas menjalin suasana saling percaya toleransi, saling menghargai, good will dan lain sebagainya dengan berbagai pihak, baik public int/eks
Dan peran ideal yang harus dimiliki oleh praktisi Humas (public relations practitioner) dalam suatu organisasi/instansi, antara lain:

1) Menjelaskan tujuan-tujuan (clarifying goals) organisasi kepada pihak publiknya. Tugas tersebut akan terpenuhi dengan baik, apabila PR/Humas bersangkutan lebih memahami atau meyakini pesan/informasi yang akan disampaikan itu.

2) Bertindak sebagai radar, tetapi juga harus mampu memperlancar pelaksanaan public policynya. Jangan sampai pesan atau informasi tersebut membingungkan atau menghasilkan sesuatu yang kadang-kadang tidak jelas arahnya, sehingga pesan-pesan akan menjadi sulit untuk diterima oleh public.

3) Pihak PR/Humas harus memiliki kemampuan untuk melihat ke depan atau memprediksi sesuatu secara tepat yang didasarkan kepada pengetahuan akan data atau sumber informasi actual dan factual, yang menyangkut kepentingan organisasi maupun publiknya.

 

Peran Public Relations dalam Organisasi

     Proses peranan Public Relations (tahapan fact finding, planning, communicating, dan evaluation) sepenuhnya mengacu pada pendekatan manajerial. kemudian manajemen Public Relations dapat dirumuskan sebagai suatu proses dari kelompok orang-orang yang secara koordinatif, memimpin kegiatan-kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.

Strategi sebuah organisasi (yang membedakan lingkup arah dan tujuan jangka panjang) ditentukan setelah melakukan analisis dan pengambilan keputusan. Pada umumnya orang, baik dalam lingkungan atau diluar lingkungan organisasi, akan memberikan kontribusi pada proses tersebut. Setelah mengembangkan sebuah strategi selanjutnya  mengkomunikasikannya sehingga dapat diimplementasikan dan mendapat dukungan. Public Relations memiliki peran penting dalam proses tersebut, baik dalam membantu membangun strategi itu sendiri atau dalam mengkomunikasikannya.

Public relations berkaitan dengan pemikiran-pemikiran pada tingkat manajemen. Dalam hal ini berkaitan dengan bagaimana sebuah organisasi menyusun kebijakan sehingga memperlihatkan sebuah kinerja yang bertanggung jawab. Ini berkaitan dengan kenyataan bahwa penampilan yang bertanggung jawab merupakan dasar penerimaan publik terhadap sebuah organisasi. Kinerja yang bertanggung jawab biasanya dicirikan dengan antara lain, perusahaan bertindak sesuai dengan kepentingan publik, perusahaan harus benar secara hukum, dan perusahaan harus berpedoman pada moralitas. Jika salah satu dari unsur ini dilanggar oleh perusahaan, maka reputasi perusahaan berada dalam taruhannya.

Masalah public relations muncul manakala perusahaan melanggar salah satu unsur tersebut. Ini berarti public relationship sebuah organisasi menjadi tanggung jawab para pengelola organisasi tersebut. Sehingga tidak salah bila ada yang mengatakan bahwa perusahaan juga menjalankan kegiatan public relations. Public relationship sebuah perusahaan tidak semata-mata menjadi tanggung jawab bidang Public Relations. Ia harus menjadi tanggung jawab para pemimpin puncak dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi.

Konsekuensi konsep ini adalah praktisi public relations menjadi penasehat bagi manajemen sehingga menghasilkan kebijakan yang masuk akal dan bisa diterima oleh publik, karena kebijakan dan tindakan organisasi sesuai dengan kepentingan publik. Public relations juga menjadi bagian penting dari pembuat keputusan pada tingkat korporat, yang ikut membantu perubahan organisasi. Dalam hal ini public relations harus menjadi bagian dari manajemen puncak dalam sebuah perusahaan atau organisasi.

Dalam konsep public relations sebagai fungsi komunikasi, penting difahami bahwa kegiatan utama public relations adalah melakukan komunikasi. Maka dikatakan bahwa public relations sebagai fungsi staff khusus yang melayani para pemimpin organisasi, khususnya dalam membantu organisasi berkomunikasi dengan publik-publiknya. Sebenarnya, setiap manajer dalam organisasi terlibat dan bertanggung jawab dalam komunikasi organisasi. Ini sesuai dengan pendapat yang menyatakan bahwa sebenarnya berorganisasi adalah berkomunikasi. Namun demikian, public relations punya tanggung jawab tambahan dan spesifik.

Peran Public Relations tersebut diharapkan menjadi “mata” dan “telinga” serta “tangan kanan” bagi top manajemen dari organisasi, ruang lingkup tugasnya meliputi:

a. Membina hubungan kedalam (Publik Internal), yaitu publik yang menjadi bagian dari perusahaan/organisasi itu sendiri. Efektifitas hubungan publik internal memerlukan suatu kombinasi antara :

· Sistem manajemen yang sifatnya terbuka ( open management ).

· Kesadaran pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya memelihara komunikasi timbal balik dengan para karyawan.

· Kemampuan Public Relations yang memiliki keterampilan manajerial ( manager skill ) serta berpengalaman.

b. Membina hubungan keluar (Publik Eksternal), yaitu publik umum atau masyarakat mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif publik terhadap lembaga yang diwakilinya.

Jadi peranan humas atau Public Relations tersebut dua arah seperti dijelaskan diatas yaitu beorientasi kedalam (inward looking).

Public Relations ada untuk memastikan bahwa pesan yang dibawa tepat disajikan kepada publik.Pesan ini bisa mengenai produk dan dengan mempertimbangkan :

a. Kinerjanya

b. Perusahaan dan etikanya

c. Kesehatan keuangan perusahaan

d. Reputasinya sebagai atasan yang baik dan penuh perhatian

Walaupun organisasi bisa berjalan tanpa Public Relations, mereka yang menggunakan Public Relations secara efektif akan lebih mudah menjual produknya, merekrut dan mempertahankan staf  serta berurusan dengan rekan  luar organisasinya.

Dalam setiap kegiatan Public Relations memiliki peranan yang sangat besar. Peranan Public Relations diharapkan menjadi kepercayaan bagi top manajemen dari perusahaan, yang ruang lingkup tugasnya antara lain meliputi aktivitas.

Peranan merupakan aspek dinamis dari suatu status (kedudukan). Apabila seseorang melaksanakan hak-hak dan kewajibannya sesuai dengan status yang dimilikinya, maka ia telah menjalankan peranannya. Peranan adalah  tingkah laku yang diharapkan dari orang yang memiliki kedudukan atau status. Antara kedudukan dan peranan tidak  dapat dipisahkan. Dan Tidak ada peranan tanpa  kedudukan.

 

Kesimpulan

     Dari pembahasan yang telah disampaikan diatas kita telah mengetahui betapa pentingnya kedudukan Public Relations bagi organisasi dan bagi reputasi organisasi. Perubahan politik, sosial dan teknologi dalam masyarakat luas, ditambah dengan munculnya ekonomi global, telah semakin mengukuhkan perlunya program – program Public Relations diterapkan melalui strategi yang teratur pada setiap tingkatan usaha. Hal yang juga tidak boleh dilupakan adalah setiap karyawan atau anggota organisasi merupakan perwakilan dari sebuah perusahaan atau organisasi, dan segala prilakunya akan mencerminkan citra keseluruhan perusahaan atau organisasi.

Untuk memberikan rasa nyaman dalam organisasi. Setiap perusahaan atau organisasi harus memiliki visi dan aspirasi. Dengan menciptakan, menerapkan, memonitor, dan mengukur strategi Public Relationsnya yang profesional, sehingga nantinya setiap organisasi dapat merasa nyaman atas dirinya sendiri, dan para karyawan atau anggota organisasi juga merasa nyaman terhadap pimpinannya.

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Beard, Mike., Manajemen Departemen Public Relations, Edisi Kedua, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2001 

Dr. Arni, Muhammad., Komunikasi Organisasi, Cetakan ketujuh, Penerbit PT Bumi Aksara, Jakarta, 2005    

Drs. Suryadi, Strategi mengelola Public Relations Organisasi, Cetakan Pertama, Penerbit Edsa Mahkota, Jakarta, 2007    

Jefkins, Frank., Public Relations, Edisi Kelima, Direvisi Oleh Daniel Yadin, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2003            

Maya Diah Nirwana, Dasar – Dasar Public Relations, Penerbit Muhammadiyah University Press, Sidoarjo, 2002   

Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, MA., Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis, Cetakan Keenam, Penerbit PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2001   

http://infointermedia.com/search/kedudukan-pr-dalam-organisasi